Hoe beheert u het mobiliteitsbudget van uw werknemers?

Sinds 1 maart 2019 kunt u een ?mobiliteitsbudget? invoeren in uw onderneming. Werknemers die een bedrijfswagen hebben of er recht op hebben, kunnen dit budget gebruiken voor een minder vervuilende bedrijfswagen en/of een duurzame vervoerswijze en huisvestingskosten, en eventueel nog over een saldo in geld beschikken. Deze opties vormen in die volgorde de drie pijlers van de regeling. Hoe wordt dit budget in de praktijk beheerd?

Een koninklijk besluit van 21 maart 2019 onthult enkele concrete modaliteiten van het mobiliteitsbudget. Dit zijn de belangrijkste.

Informeren van de werknemer

Een werknemer die het recht heeft om gebruik te maken van het mobiliteitsbudget dat in uw onderneming werd ingevoerd en die dat aanvraagt, moet altijd toegang hebben tot de informatie over zijn mobiliteitsbudget. Het gaat onder meer over zijn identificatiegegevens, zijn functiecategorie, de datum waarop hij in die categorie werd ingedeeld, het bedrag van het mobiliteitsbudget waarop hij recht heeft, de geldigheidsduur ervan, het beschikbaar saldo, enz.

Uitgaven gestaafd door bewijsstukken

Als werkgever moet u vastleggen welke rechtvaardigingsstukken de werknemer u moet bezorgen om zijn uitgaven voor de duurzame vervoerswijzen te bewijzen. Als de werknemer een betaalkaart of een applicatie gebruikt, moet u ervoor zorgen dat deze tools enkel kunnen dienen om die duurzame vervoersmiddelen te financieren.

Wat bij 'overconsumptie' of onrechtmatig gebruik?

?Overconsumptie van het mobiliteitsbudget? houdt drie scenario's in: wanneer de werknemer de onderneming vóór het einde van de geldigheidsduur van het mobiliteitsbudget verlaat; wanneer hij een nieuwe functie uitoefent waarvoor een bedrijfswagen met een lagere waarde wordt toegekend; of wanneer bij deze functie geen bedrijfswagen meer wordt toegekend.

In die situaties moet de werknemer u de onrechtmatig gebruikte sommen terugbetalen binnen de 30 dagen vanaf uw vraag tot terugbetaling (die een gedetailleerde berekening van het terug te betalen bedrag bevat). Hetzelfde geldt als de werknemer het budget gebruikt voor duurzame vervoersmiddelen die u niet hebt toegestaan in het kader van het mobiliteitsbudget. Men noemt dit onrechtmatig gebruik.

Als de werknemer u daarentegen de volledige terugbetaling vraagt van een duurzaam vervoermiddel dat hij uit eigen zak heeft betaald omdat het mobiliteitsbudget ontoereikend was, betaalt u hem enkel terug voor zover er nog budget beschikbaar is.

Een 'mobiliteitsrekening' per werknemer

De 'mobiliteitsrekening' is een gegevensbank waarin het mobiliteitsbudget geregistreerd en beheerd wordt door de werkgever (of door een derde in zijn naam) De rekening wordt aangemaakt op naam van de werknemer. Als werkgever kunt u met deze gegevensbank:

het mobiliteitsbudget toekennen en opvolgen (uitgaven), enz.;

het mobiliteitsbudget verhogen of verlagen bij functiewijziging of promotie van de begunstigde werknemer;

de toegang tot het saldo van het mobiliteitsbudget blokkeren op de dag waarop de toekenning van het mobiliteitsbudget eindigt;

het saldo van het mobiliteitsbudget berekenen dat in geld wordt gestort aan de werknemer.

Al die gegevens moeten gedurende 7 jaar worden bewaard.

Pensioenrechten

Het saldo van het mobiliteitsbudget (3e pijler), d.i. het deel dat niet wordt gebruikt voor de financiering van duurzame vervoerswijzen of van huisvestingskosten (2e pijler), wordt één keer per jaar in speciën uitbetaald, ten laatste met het loon van de eerste maand van het volgend jaar.

Op dat saldo is een bijzondere solidariteitsbijdrage van 38,07% verschuldigd. Het wordt beschouwd als onderdeel van het loon dat als grondslag dient voor de berekening van het pensioen. Hetzelfde geldt voor de berekening van de uitkeringen van de sector ?werkloosheid? (werkloosheidsuitkeringen en uitkeringen geneeskundige verzorging-invaliditeit).

Dit saldo wordt bovendien vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing.

Vanaf wanneer?

Deze bepalingen zijn van toepassing vanaf 29 maart 2019, de dag waarop ze werden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.

Bron: Koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, M.B., 29 maart 2019

Nieuws